Každá firma potřebuje evidovat své zákazníky a dodavatele, zapisovat přijaté doklady od nich, a naopak vystavovat doklady jim. Možná na to používáte tabulkový kalkulátor typu Excel a říkáte si, že Vám to tak vyhovuje. Na trhu jsou však specializované aplikace (tzv. CRM), které Vám nabídnou mnohem víc, ani za to nemusíte platit.
Výhody spočívají v detailech
Na první pohled to není vidět, ale například když zadáváte nového obchodního partnera do evidence, velmi Vám usnadní práci možnost načíst údaje z obchodního rejstříku. Samozřejmě můžete jít prověřenou cestou Ctrl + C a Ctrl + V z rejstříku do Vašeho systému, není však jednodušší napsat IČO nebo název firmy a nechat Váš systém doplnit automaticky zbytek? Je to výrazně rychlejší, a navíc máte jistotu, že se všechny údaje přenesou správně a do odpovídajících polí. Do některých systémů je potřeba koupit licenci na propojení s rejstříkem, dejte si na to při výběru pozor.
Samozřejmostí by mělo být také přidání kontaktních osob ke každému obchodnímu partnerovi a volby hlavního kontaktu, kam budete primárně odesílat dokumenty. Ideálně mít hlavní kontakt přímo na hlavní stránce partnera, ostatní kontakty pak na příslušné záložce. Vždy pak víte, na koho se obrátit a jak se s ním spojit.
Doklady – jednoduše a efektivně
Práce s doklady je pak v systému také důležitá. V Excelu máte například vzor faktury, kam si doplníte, komu fakturujete a co. To vypisování je ale zdlouhavé, a i kopírování z jiných listů není moc komfortní. Je dobré mít možnost vytvořit si ceník produktů a/nebo služeb, ze kterého pak do faktury nebo jiného dokladu vyberete a snadno přidáte položku. Pokud vystavujete doklady v účetním systému, přicházíte zase o souvislosti s dalším děním u Vašich partnerů. Jak to vyřešit? Vystavujte doklady v CRM a pak je do Vašeho účetního systému prostě importujte.
Víte, kdo z firmy již se zákazníkem mluvil a co mu nabídl?
Myslíte-li to s Vaším podnikáním vážně, je dobré se o zákazníky starat a vědět, co jste s nimi kdy řešili a co je naopak potřeba řešit v budoucnu.
V tom Vám pomůže evidence událostí, jako jsou schůzky, telefonáty, nebo e-maily. Zároveň, pokud Vám z těchto kontaktů vyplyne nějaký úkol, je důležité si ho někam zapsat. Jistě, máte přece kalendář ve svém e-mailovém klientovi. Nám se však osvědčila cesta mít vše v jednom systému, kde přiřadíte úkoly buď sobě, nebo Vašim kolegům. Hledejte systém, kde jde kalendář propojit třeba alespoň s Vaším Google kalendářem, který si pak můžete zobrazit i v Outlooku. Vše si tedy evidujete v hlavním systému, uvidíte to však i tam, kde jste zvyklí.
Buďte připraveni na růst firmy
Pokud jste větší firma (nebo sice malá, ale ambiciózní firma), evidujete si i obchodní případy, zakázky či projekty a chcete v tom mít přehled a systém. Opět se nám velmi osvědčilo mít vše v jedné aplikaci, kde podle pozice ve firmě budou mít uživatelé přístup do příslušných modulů jednoho systému. Máte tak jednu databázi, ve které majitelé či manažeři vidí vše přehledně, a to včetně finančních přehledů jak celkových, tak u jednotlivých projektů.
Máme pro Vás řešení!
Vše výše zmíněné perfektně zvládne software FLOWii, který roste s Vámi. Můžete začít s verzí FLEXI zdarma, kde můžete evidovat obchodní partnery a vystavovat jim doklady, a až budete potřebovat, přejdete na jednu z vyšších licencí, nebo si prostě jen objednáte modul, který potřebujete. Nestane se Vám, že budete muset změnit systém, protože ten stávající Vám již nestačí.
Vyzkoušejte si všechny funkce FLOWii na 30 dní zdarma, nebo nás kontaktujte, my Vám FLOWii zdarma online představíme a zodpovíme Vaše dotazy.
Těšíme se na Vás!